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原価管理システム化の意義

 

NO.項目エクセル見積・実行予算システム見積・実行予算
1見積書・予算書作成時間×作成の度に項目を新たに入力する必要があるため、時間がかかる。システムに登録されている頻出の工事項目や品名・その単価が引用でき、作成が速い。但し、最初の工事項目や品名登録に頻出項目を選ぶ手間がかかる。
過去データのコピペは可能だが、手作業のため写し間違いが多発する。 
2利益確保のため原価管理の情報共有×内訳が単独のエクセルファイルのため、作成者以外がファイルを開いて、或いは紙ファイルをめくって内容チェックに手間がかかり、情報共有が困難である。実行予算書がシステムに入力されて保管されており、更新されても最新データ情報を確認できるため、実行予算内訳やその改訂につき、関係者の情報共有が容易にできる。
3過去データ(前任者作成分他)の参照×見積や実行予算は頻繁に改訂されるため、作成者でないと最終版が不明(作成者でも整理が悪いと不明)になり、過去のデータ参照・工事項目や単価参照ができず、属人的(その人しかわからない)になるシステム上では、データは上書きされて最終版が残るため、後から参照しても最終データが確認できる。(過去版を残したければ別名で保存する必要あり)
4見積→実行予算→支払実績での利益や原価の計画対実績の管理×作成済見積書を実行予算作成時にエクセルのコピペを含む手作業になり、自動参照できない。工事台帳での支払実績も実行予算内訳を参照できないためにエクセルでの総額管理しかできず、予算オーバーが竣工までわからない。実行予算作成時に見積書を自動参照して、作成がスピーディに正確にできる。また、実行予算コードに合わせて支払をコード入力すれば、予算と対比の支払実績がわかり、予算オーバー等が見える化できて、利益対策が早期に打てる。
5工事原価最小化による受注×工事項目やそれに属する品目が統一化されていないために、過去の実行予算データを参照が困難(表現が違っても引用できない。例えば「内装壁軽鉄工事」と「壁LGS工事」など)即ち、過去同一工事項目・品名・単価の参照が困難で工事原価の最小化が困難。工事項目・品名が統一化されており、その項目・品名の過去入力単価が多数参照できる。それ故、各工事項目・品名ごとの最小の単価(最安値購買単価)が参照で可能。即ち、工事原価の当社最小金額を算出でき、当社の持つコスト競争力を100%発揮できる。それでも他社に負ける時は、安い業者を探して勝つ。
6入力ミス・計算ミスのトラブルシューティング×エクセル見積書・実行予算書は、式の入力ミス入力間違い等が発生すると関連帳票を全て手直しする必要がある。しかし、実際には時間が限られ、直さずに頭の中でミスを本人のみが認識し、共有できない。即ち、ミスが放置状態となり、対策が打てない。万が一、入力ミス等が発生しても、関連帳票がミスの修正により、同時に修正されるため、ミスの修復が容易である。常に最新の情報を見積・実行予算作成の工務、現場管理者、経理(支払・会計処理)の各担当者が最新原価情報を共有でき、組織としての利益対策が立案実行しやすい。
7見積書・実行予算書作成のための準備作業の容易さ作成者がそれぞれ自分のパソコンで名前をつけて作成できるので、エクセルの操作さえできれば簡単に作成できる。システム化のためには、
①    当社で頻出する工事項目フォルダを作成し、品名登録をコード付けして行う。(その数、数千項目に及ぶ)ので労力(参照するリストの選定と類似項目の統一化の手間)
 ②    更に品名ごとの実績単価(ないものは市場単価)の入力手間
 つまり準備時間がかかる
8運用までの教育訓練時間と管理ツールとしての評価×7の「エクセルさえできれば簡単に作成できる」というメリット以外、1~6の全ての原価管理上の問題を抱えるため、間違い防止や利益管理のツールにはならず、他社に対するコスト競争力を持てるツールにはならない。実行予算作成時の工事項目参照や支払入力時の実行予算項目参照を全員が覚えて使いこなすのに教育の手間と時間がかかる。