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会議のチェックアクション機能

 皆さん方の会社で会議が行われていると思います。会議は、有効に時間を使っていますか?「実り」はありますか?単なる報告会になっていませんか?会議の一つの目的は、「内部コミュニケーション」です。組織で事業活動を行うわけですから、お互いの業務の進捗状況やミス・不具合の発生状況の情報共有など、タイムリーにかつその重要性を確認することが重要になります。今の時代であれば、社内メールで情報共有だけならはかれます。(もちろん、セキュリティの問題もありますが)

 

しかし、重要なことはやはり面と向かって、その重要度を伝えて情報の重要性の軽重をきちんとつけることが、リスク回避にもつながり、重要課題の早期解決と次へのステップへの展開につながります。会議がその情報共有と言う機能以上に重要なのは「チェックアクション機能」であるといえます。

 

チェックアクション機能とは何かといえば、いわゆる「PDCA」すなわち、計画→実行→評価→対策 の一連の改善サイクルの中の後半部分にあたります。すなわち、解決すべき課題をチェック(評価分析)して、アクション(対策)を打つということです。

 

組織であることのメリットは、次の点にあります。一人の意見というのはどうしても偏ってしまうものです。そこで、複数の人が寄り集まって、それぞれの立場・持ち場で課題となっている事に対して、意見を述べ合うことです。それによって、自分の想像力の範囲では思いもつかなかったような意見に遭遇することができるのです。

 

会議をやるときに、皆で知恵を出し合いたいと思うからこそ、現場の業務をさておき、時間を使って皆で集まるわけです。だからこそ、会議に参加する意義が感じられるような会議の持ち方をする必要があります。単なる報告会、特に多くの責任者が端から報告をしておくような形式は、時間ばかりとられ、自分以外の番ではろくに聞いていない、もしくは寝てしまわない様に眠気を抑えるという、本来の会議の目的とは別の所に神経を注ぐことになりかねません。

 

理想をいえば、会議の議題を明確にしておく。報告事項と、解決課題を明確にしておきます。そして、できれば資料は事前配布をして一通りは目を通しておくことをルールとする。それにより、報告事項は速やかに済ますようにする。そして、解決すべき課題は、発議者が、現状説明と問題点・課題を明確にし、課題となっていることを評価分析して、その原因や原因に基づく解決策を徹底討議する、という流れが望ましいのです。

 

つまり、これが「会議のチェックアクション機能」です。結論は「いつ どこで だれが なにを どのように なぜ いくらで」の5W1Hを明確にします。問題がその場で討議しきれなければ、だれがどの部署がその問題を預かり更に検討をして具体策を詰めるのか、そしてその対策の良否はだれがいつ判断するのかをと言うのを明確にしていくことが重要です。

 

忙しいビジネスの世界ではできるだけ効率的に業務を推進したいものです。ただ、業務をこなすだけでは、利益をアップさせたり、業務改善をさせることはできません。だからこそ組織を生かして、ステップアップを図る必要があるのです。その意味で「チェックアクション機能」を持たせた会議を意義あるものにすることは極めて重要な組織のミッションの一つと言えます。あなたの会社ももう一度会議を見直しましょう。

以 上